Estas son algunas de las funciones que cumple la unidad administrativa y financiera en relación con la defensa de los derechos de la ciudadanía
Funciones de la unidad administrativa y financiera
- Asesorar al despacho del señor Personero Distrital en la formulación de políticas administrativas, financieras y de presupuesto de la entidad
- Atender la administración del personal de la Personería Distrital, asegurando que los nombramientos, remociones, reconocimientos y los demás aspectos referentes a esta temática se adelanten de acuerdo a las disposiciones legales vigentes
- Tramitar para la firma del señor Personero los actos administrativos mediante los cuales se adopten decisiones concernientes al manejo del recurso humano de la entidad
- Diseñar implementar y coordinar los procesos de selección e inducción del personal y definir las políticas de ubicación de los funcionarios de acuerdo a sus perfiles y a las necesidades del servicio en las dependencias de la entidad
- Preparar para la firma del señor Personero Distrital las nóminas de pagos y demás actos administrativos de reconocimiento de obligaciones de tipo laboral de la entidad
- Asegurar la inducción, re inducción y entrenamiento en el puesto de trabajo, del personal que ingresa a la personería
- Definir y priorizar las necesidades de capacitación para los funcionaros de la personería, correspondiéndole en tal sentido, seleccionar, divulgar, y mantener actualizada la información sobre cursos. Seminarios, conferencias que realicen las diferentes entidades y sean de interés para los servidores de la personería
- Llevar el registro de novedades de personal
- Coordinar los procesos de evaluación del desempeño de los funcionarios de las diferentes dependencias de la personería y aplicar los correctivos necesarios de acuerdo con los resultados de control
- Controlar el cumplimiento oportuno de la normatividad referente al régimen salarial y prestacional de los funcionarios de la entidad
- Adelantar afiliaciones y seguimiento a la seguridad social de los funcionarios
- Preparar liquidaciones, certificaciones y constancias en el ámbito concerniente a la administración de personal.
- Diseñar, implementar y coordinar los procesos de adquisiciones y contratación de bienes y servicios requeridos por la entidad, aplicando para ello los procedimientos legales establecidos.
- Promover y ejecutar programas de bienestar social laboral en coordinación con entidades públicas o privadas competentes y evaluar el desarrollo de los mismos.
- Intervenir en los conflictos que afecten el clima organizacional de la entidad.
- Llevar el registro de los contratos que celebre el Personero Distrital y velar por su cumplimiento en los términos que en ellos se establezca.
- Llevar los registros de suministros y elementos del almacén general de la entidad y velar por su custodia y distribución de acuerdo con las necesidades.
- Formular la política en materia de administración del archivo general y las hojas de vida del personal de la entidad, constituyéndose en la responsable de su organización y custodia.
- Generar el buen manejo, control y conservación de la correspondencia de la Personería Distrital de Barranquilla.
- Resolver en los términos establecidos por la ley los derechos de petición de competencia de la dirección administrativa y proyectar las acciones de tutela.
- Planear, organizar y ejecutar todas las actividades relacionadas con el manejo de la correspondencia de la entidad, así como la recepción de documentos y atención al usuario.
- Garantizar la correcta ejecución del presupuesto de la Personería Distrital y asegurar que todas las erogaciones se realicen de conformidad a normas legales vigentes.
- Todas aquellas que se relacionen con el ámbito de sus competencias o que se encuentren asignadas por la ley o los reglamentos.
- Participar en la definición de los objetivos de corto, mediano y largo plazo tendientes a cumplir la misión institucional.
- Preparar y elaborar el proyecto de presupuesto y el PAC, manteniendo permanente coordinación con el nivel central de la administración Distrital.
- Planear, organizar y ejecutar todas las actividades relacionadas con la administración de los recursos físicos de la entidad, atendiendo la prestación eficaz de los servicios de la vigilancia, mantenimiento, aseo, trasporte, comunicaciones, reparaciones locativas, utilización y mantenimiento de vehículos, suministro de combustibles, lubricantes y repuestos.
- Llevar el registro actualizado de los inventarios de los recursos físicos de la entidad.
- Llevar la contabilidad de la entidad y presentar informes contables, fiscales y financieros, balances, reportes, listados y formularios que requieran el Personero, las autoridades administrativas y los agentes de vigilancia y control pertinentes.
- Atender a las actividades propias del pago de las cuentas de la Personería Distrital.
